Một thái độ phục vụ khách hàng thân thiện có nghĩa là thường xuyên liên lạc và tạo các mối quan hệ với khách hàng. Nhớ rằng, những khách hàng có thể là bạn hoặc kẻ thù của bạn chỉ trong vài phút. Một trong những yếu tố quan trọng nhất của dịch vụ khách hàng chính là việc trả lời điện thoại và liên lạc cá nhân với khách hàng.

Khi một khách hàng gọi điện đến công ty, nếu bạn để chuông reo 10 lần mà không nhấc máy, chắc chắn điều đó sẽ để lại ấn tượng không tốt. Cho nên, các liên lạc cần phải đơn giản và nhanh chóng bởi đó là những cơ hội để bạn gây dựng niềm tin đối với khách hàng. Trả lời điện thoại với một lời chào thân thiện trước khi khách hàng nhận ra bạn và công ty.

Hãy liên lạc theo cách đúng nhất và tạo ấn tượng tốt nhất theo những cách sau: 

- Luôn luôn cười và thể hiện sự nhiệt tình, sẵn lòng giúp đỡ khi khách hàng tiếp cận với bạn.

- Hơn hết, hãy nghĩ những lời phàn nàn như là cơ hội để có được những phản hồi giá trị từ khách hàng và tăng cường các mối quan hệ.

- Luôn luôn đưa ra sự lựa chọn nếu bạn không thể có được chính xác cái mà họ muốn.

Các khách hàng sẽ không mua sản phẩm của bạn nữa nếu bạn không nhiệt tình giới thiệu. 

- Đừng bao giờ bỏ qua khách hàng này để chào đón với khách hàng khác cho đến khi bạn giải quyết xong vấn đề cho họ.

- Các khách hàng có ấn tượng tốt với công ty chỉ khi nào họ được đáo ứng thỏa mãn những nhu cầu của mình.

Họ sẽ sẵn sàng trả thêm tiền cho dịch vụ hoàn hảo hơn của bạn. Cho nên, hãy chắc chắn rằng mọi nhân viên phải được đào tạo tốt nhất để cung cấp một dịch vụ khách hàng hoàn hảo.